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8 conseils pour arriver à travailler chez soi en télétravail

8 conseils pour arriver à travailler chez soi en télétravail

De nombreuses entreprises réfléchissent à la meilleure façon de garder leurs équipes connectées alors que tout le monde ne peut pas être au même endroit. Mais attention, le travaille à distance ne s’improvise pas. Plusieurs de mes clients m’ont demandé des recommandations pour rester productif en télétravail depuis leur domicile. Voici quelques bonnes pratiques lorsque vous êtes amené(e) à travailler à distance de vos collaborateurs et clients.

Définissez un système de travail vous permettant de faire du télétravail

Assurez-vous que vous disposez des bons outils et des bons processus avant de passer du travail au bureau au travail à domicile. Une fois qu’ils sont configurés, voici quelques étapes supplémentaires que vous pouvez prendre à l’avance :

1. Créez un alias d’équipe pour rester facilement en contact avec des équipes entières.

Une liste de diffusion par e-mail comprenant tous les membres de votre équipe vous permet de partager rapidement des informations et une chatroom (ou salle de discussion) peut être utilisée pour des discussions de groupe plus efficaces. 2. Vérifiez les autorisations de partage sur les documents importants. Vos collaborateurs ou clients pourront modifier les documents que vous partagez avec eux et les commenter le cas échéant. Vous pouvez même envisager de créer un dossier partagé sur le cloud où vos contacts peuvent stocker, rechercher et accéder aux fichiers depuis n’importe quel appareil.

3. Créez un agenda partagé avec vos contacts. 

Il vous permettra de planifiez des réunions maintenant afin de pouvoir rester en contact plus tard. Vous pouvez ainsi créer un agenda partagé Via Google, Outlook ou Mail d’Apple avec vos contacts et configurer des invitations de calendrier. Vous pourrez y joindre des documents pertinents joints à l’invitation pour expliquer le nouveau cadre de travail par exemple. C’est également une bonne idée de s’assurer que tout le monde connaît la visioconférence.

Restez connecté(e) et organisé(e) en télétravail

Maintenant que vous êtes prêt(e) à travailler à domicile, voici quelques astuce pour rester motivé(e) et réactif(ve).

1. Organisez des réunions quotidiennes.

L’isolement lié au travail à domicile est difficile à vivre pour certains une fois passés les premiers jours d’euphorie et le sentiment de liberté. En effet, la gestion du temps et la séparation entre vie personnelle et vie professionnelle sont des sujets de fond. L’entreprise doit en tenir compte. Si les conditions le permettent, la visioconférence est un excellent moyen pour vous de rester motivé(e). Essayez d’être visible à la caméra lorsque cela est pertinent, présentez un contenu adapté et n’hésitez pas à poser des questions pour déclencher des conversations. Si la visioconférence ne peut se faire dans de bonnes conditions, une messagerie instantanée, comme Slack, ou Facebook Messenger, fera tout aussi bien l’affaire. Contrairement à l’e-mail, les messageries instantanées fonctionnent de manière synchrone. C’est-à-dire qu’elles nécessitent que les interlocuteurs soient connectés en même temps pour discuter, ce qui réduira pour vous le sentiment d’isolement et vous conduira à rester attentif.

2. Créez une espace de travail partagé.

Mettez en place un hub central pour consolider les informations et les ressources importantes que vous produisez pour vos collègues ou vos clients, et pour partager plus largement avec eux les documents dont ils ont besoin. Les plateformes collaboratives de production d’information seront pour vous un allié précieux. Certaines sont gratuites, comme les outils de Google associés à un compte Google. D’autres sont payantes comme la G suite de Google, la suite Zoho Workplace, ou Office 365. Elles proposent un ensemble d’outils (traitement de texte, tableur, création de présentation typePowerPoint, espace partagé de stockage des documents) accessibles sur Internet via votre navigateur et qui remplaceront aisément leur version logicielle tout en facilitant la collaboration.

3. Partagez régulièrement votre travail mis à jour.

Que ce soit via un groupe de discussion dans une messagerie instantanée, par e-mail ou dans un document partagé dans le cloud (Google Drive, One Drive de Microsoft, ou Dropbox), informez vos collègues ou clients de l’avancée de votre travail. Rendez accessible vos documents mis à jour en temps réel pour toutes les parties prenantes. C’est un excellent moyen de vous sentir connecté, de garder la trace du travail accompli, et de faciliter la compréhension de ce qu’il vous reste à faire.

4. Continuez à pratiquer une bonne étiquette au travail même depuis chez vous.

Ce n’est pas parce que vos collaborateurs ne sont pas au bureau qu’ils ne sont pas occupés. Vérifiez leurs calendriers en ligne partagés avant de planifier des visioconférences. Lorsque vous vous connectez via la messagerie instantanée, commencez par demander si c’est le bon moment pour parler. Vous pouvez également informer de manière proactive vos collègues de votre propre disponibilité en configurant les heures de travail dans votre agenda en ligne ou en changeant votre statut dans la messagerie (« disponible », « indisponible »). De cette façon, si un membre de l’équipe essaie de planifier une réunion avec vous en dehors de vos heures de travail, il recevra une notification d’avertissement.  

Apprenez à partager l’espace avec votre famille en télétravail

Le partage d’espace et d’une connexion Internet à la maison signifie que vous devrez certainement, que vous le vouliez ou non, rester attentif aux besoins des autres membres de votre foyer. Voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles pour finir.

1. Trouvez la configuration qui vous convient.

Vous devrez peut-être essayer un certain nombre de configurations différentes avant de découvrir comment rester concentré(e) et ne pas être distrait(e) par votre famille. Commencez par trouver le lieux où vous pourrez vous installer, sans gêner ni être gêné(e) par votre entourage. Parfois, ce lieu est incongru. La cuisine, un balcon ou une terrasse, la chambre, peu importe. L’essentiel est que vous puissiez cohabiter tout en étant productif. 

2. Soyez (très) patient(e).

Même après plus de 10 années à travailler très fréquemment depuis mon domicile, ma famille continue à m’interrompre intempestivement. Ce n’est pas une volonté de me nuire, mais tout simplement le fait que le foyer est censé ne pas être associé à un lieu de travail. L’ordinateur par exemple est bien souvent associé à un loisir à la maison, d’autant plus par les enfants. Il leur est donc difficile d’évoluer dans ce nouveau cadre. Le reste de la famille continue sa vie habituelle alors que votre rôle a changé. Vous vous sentez comme Robinson Crusoe qui verrait des bus de touristes arriver et repartir dans un tourbillon incessant sans jamais prêter attention à votre propre rythme.

3. Isolez-vous du bruit ambiant.

Si vous cherchiez l’élément indispensable à votre productivité et votre sérennité, ne cherchez plus. Mettez un casque audio sur vos oreilles ! Si par miracle vous disposez d’un casque à réduction de bruit, vous êtes sauvé(e). Personnellement mon Bose Quiet Comfort ou mes AirPods Pro d’Apple sont mes principaux compagnons de travail. Il ne vous isolera pas seulement du bruit mais, petite astuce sournoise je l’avoue, il donnera le sentiment aux autres que vous êtes occupé(e) et que vous ne devez pas être dérangé(e). Si vous n’en possédez pas, mais que vous devez regarder des vidéos, comme des tutoriels en ligne, ne vous inquiétez pas, vous êtes sauvé(e) ! Il est toujours possible d’activer le sous-titrage. Attention cependant. Dans le cas précis où vous devez regarder des vidéos sur YouTube, le principal danger du télétravailleur approche, la distraction et la procrastination par sérendipité.

4. Ne passez pas toute la journée devant l’écran.

Il existe de nombreux outils à votre disposition pour rester en contact avec votre équipe ou vos clients comme nous l’avons vu, que ce soit une chatroom, un document partagé, une courte enquête ou une conférence téléphonique rapide. Choisissez ce qui fonctionne le mieux, surtout si vous partagez une connexion Internet. Le travail devant l’écran est en effet fatigant et, d’autant plus en période de confinement comme avec le Covid-19. La bande passante est vite saturée, notamment par ceux qui ne travaillent pas et regardent, notamment chez vous, YouTube ou Netflix. 

En conclusion

Le télétravail ne s’improvise pas comme vous avez pu le constater ou comme vous le vivez actuellement même provisoirement avec le confinement lié à la pandémie de coronavirus covid-19. Loin de chercher à être exhaustif, mon but est plutôt, à travers cet article, de vous donner quelques clefs qui vous aideront, je l’espère à mieux travailler chez vous.

Comment organiser une réunion de travail productive

Comment organiser une réunion de travail productive

Les professionnels subissent pour la plupart un des plus grands fléaux des entreprises : la réunionnite aiguë, ou comment passer plus de temps en réunion à organiser, planifier, et digresser, plutôt qu’à effectuer les tâches prioritaires. Pourquoi cela ? Parce que trop occupés à courir entre chaque réunion, les managers disposent de peu de temps, et ne prennent pas le recul nécessaire. Quand une réunion s’avère-t-elle indispensable ? Comment organiser et mener une réunion de manière à la rendre la plus productive possible ? Comment les réunions peuvent-elles renforcer la culture de l’entreprise ? Afin de répondre à ces questions, nous vous proposons de redéfinir les enjeux des réunions, leur rôle, et nous vous proposons de suivre quelques conseils pour leur redonner du sens et les rendre plus productives. 

Efficacité et pertinence des réunions : un bien triste constat.

Seriez-vous surpris(e)s si je vous disais que selon certaines statistiques :

  • 3 millards de réunions sont organisées chaque années par les entreprises.
  • Les cadres passent de 40 à 50% de leur temps de travail en réunion, soit plus de 20h en moyenne.
  • 90% des participants à ces réunions reconnaissent y révasser.
  • 73% avouent travailler sur leurs projets en cours pendant les réunions.
  • 25% des réunions sont contrées à discuter de choses non pertinentes ou n’ayant aucun lien avec la réunion.
Qui n’a jamais participé à une réunion inutile ? Qui ne s’est jamais dit : « Je ne sais même pas de quoi nous allons parler ! » ?
Nicolas Bariteau

Confrontées à un contexte en mouvance constante et à des ruptures technologiques rapides, de nombreuses entreprises sont prises dans un tourbillon qui les amènent à aller toujours plus vite faute de s’être transformées ou adaptées. Leur mot d’ordre, l’« agilité », égrainée comme un mantra ou une prière, est le nouveau sésame. Dans cette course folle, les managers et l’ensemble des équipes n’ont plus le temps : le temps de prendre du recul, de réfléchir, de discuter, de se poser. Les réunions ont un temps rempli cet office, mais il y a bien longtemps qu’elles ne répondent qu’à un objectif : ne pas rester sur place, quitte à reculer en prenant des décisions trop hâtives, sans suffisamment de recul, ou sans prendre en compte la charge de travail effective et les dysfonctionnements internes quant à la collaboration. Faire un point (encore un point) sur l’avancée des projets, recadrer ce qui semble déborder, digresser au-delà de l’ordre du jour, etc. Faut-il s’étonner, dans ces conditions, qu’elles soient organisées sans préparation et bien souvent sans aucun but, comme l’unique moyen permettant de collaborer et coopérer.

Redéfinir les enjeux et le rôle des réunions.

Les réunions sont des moments privilégiés, pas toujours agréables soyons honnêtes, de confronter les opinions et de favoriser les échanges, parfois vifs. Tels doivent être en tout cas les objectifs de ces réunions, acter et décider. Sinon autant envoyer un e-mail et s’en tenir à un outil de gestion de projet. Les réduire à une séance de reporting sans fin et de sanctions, ou à une chambre d’enregistrement de décisions prédéfinis, les transforment, pour la majorité des personnes, en des séances d’autoflagellation, de vexation, ou de temps perdu, qui nuisent à leur productivité.

La réunion est un moment important de partage mais aussi de confrontation.Il ne faut surtout pas sous-estimer l’impact des réactions émotionnelles sur son déroulé et l’atteinte des objectifs fixés. Alors qu’elle devrait être l’expression du professionnalisme de chacun, elle se transforme malheureusement bien souvent en règlement de compte ou en une logorrhée de justifications personnelles.

 

 

Une réunion ne se résume pas à un ordre du jour linéaire.

 

Il est donc important de bien l’envisager sous toutes ses dimensions pour qu’elle soit la plus fructueuse possible :

 

  • Stratégique : les participants sortiront-ils de réunion avec une vision plus claire de la situation, une meilleure compréhension des faits, et des actions bien définies à mener ?
  • Personnelle : les critiques ou questions soulevées remettent-elles en cause les choix effectués et les décisions prises individuellement ? La position hiérarchique ou la crédibilité d’un participant peut-elle s’en retrouver affaiblie ?
  • Émotionnelle : comment va réagir telle ou telle personne face à un choix difficile ou la nécessité d’éclaircir une difficulté ou de justifier un acte ? Est-ce une personne émotive, combative, effacée, têtue, etc ? Il peut s’avérer plus efficace dans certains cas de ne pas faire participer certaines personnes dont le comportement serait un frein à l’atteinte des objectifs de la réunion. Il convient plutôt d’organiser un face à face qui permettra à la personne de ne pas se sentir mise en défaut, agressée ou acculée devant le groupe, ce qui aboutirait à un blocage.

 

Une réunion doit être jugée à l’aune de son utilité pour les participants.

 

Elle ne doit en aucun cas constituer un frein à leur efficacité ou à leur productivité. Il est donc capital de se poser 4 questions avant d’organiser une réunion :

 

  • Qui doit être présent et quels sont les besoins des participants ?
  • Qui ne doit pas être présent mais sera impacté par la réunion ? Quels sont leurs besoins ? Comment leur transmettre les faits et décisions utiles qui auront une influence sur leur travail ?
  • Dans quel contexte plus large s’inscrit la réunion, et quels défis et opportunités s’y rattachent ?
  • Si la réunion est une réussite, que sont censés ressentir, savoir, et faire vos collaborateurs au bout du compte ?

 

Une fois ces questions résolues, vous devez joindre les participants et les personnes impactées individuellement, de préférence physiquement, et les briefer sur la tenue de la réunion en leur expliquant les tenants et aboutissant (objectifs, sujets abordés et transmission des décisions ou actions définies).

 

Choisissez le moment le plus opportun et évitez de multiplier ces rencontres sans laisser suffisamment de temps à vos collaborateurs de les préparer.

 

Si vous organisez des réunions récurrentes avec les mêmes participants, prenez l’habitude de :
Appliquer toujours ce processus afin de maintenir une relation de confiance,
Identifier des problématiques cachées ou des non dits,
Favoriser l’implication des participants en leur permettant de la préparer. Une réunion non préparée par l’ensemble des participants n’a pas lieu d’être.

 

Créer une trame pour le déroulé de vos réunions

 

Bien souvent les réunions sont organisées sans but précis autre que celui de justifier leur mise en place et de répondre à une décision managériale. D’un objectif souvent clair à l’origine, lors de sa mise en place, la réunion finit peu à peu par se justifier elle-même comme une prédiction auto réalisatrice de la conduite à tenir pour mener les projets à leur terme. Résultat : ils n’avancent pas. Ou plutôt, ils avancent grâce aux multiples réunions informelles en petits comités, courtes et organisées sur un point précis, qui donnent le sentiment d’avoir été productif et efficace. Quand ce phénomène se généralise, il est temps de revoir le management et de redéfinir la pertinence et la nature des réunions.

 

Il faut donc fixer un objectif précis pour chaque réunion et définir des sujets clefs à aborder pour atteindre le résultat souhaité : des décisions claires pour tous et une feuille de route.

 

En amont de la réunion

 

  1. Fixez un objectif clair. Si les participants ne connaissent pas le but de la réunion, ils ne pourront pas s’y préparer et elle s’avèrera inutile. Faute d’objectif fixé, la réunion doit être annulée, comme chez Intel qui procède ainsi.
  2. Sélectionnez les participants et limiter leur nombre. Les réunions ont vite fait d’être incontrôlables s’il y a trop de monde dans la salle. Jeff Bezos, fondateur d’Amazon, a instauré la « Règle des deux pizzas. » Son idée repose sur un constat connu de tous : s’il y a trop d’intervenants à une réunion, cette dernière est inefficace. Pour le chef d’entreprise, il faut donc « ne jamais faire de réunion où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste ». S’il y a trop de monde, les gens ont tendance à taire leurs opinions. À l’inverse, s’il n’y a pas assez de participants, les opinions ne seront pas assez diverses. Il faut n’inviter que des personnes dont la parole compte pour l’ordre du jour.
  3. Établissez un ordre du jour précis: envoyer leur par e-mail l’agenda de la réunion ainsi que toutes informations utiles en amont. La liste des sujets abordés doit être rédigée sous forme de questions qui ont l’avantage d’indiquer le résultat attendu. Plutôt que d’inscrire « Discuter du plan de communication », vous pouvez écrire « Quand le plan de communication sera-t-il finalisé ? » Il s’avère judicieux aussi d’indiquer pour chaque élément de la liste, le rôle des participants (partage d’informations, avis consultatif, décision, etc). Moins commun en revanche, n’oubliez pas d’y joindre une liste des sujets qui ne seront pas discutés au cours de la réunion.
  4. Associez les participants à l’élaboration de l’ordre du jour en amont en les incitant à transmettre à l’organisateur une question prioritaire et des problématiques secondaires qui doivent être étudiées et résolues, déléguées ou mises au prochain ordre du jour à l’issue de la réunion. Chez Facebook, par exemple, chaque participant doit envoyer en amont ses pistes de travail. Le but : permettre à tous d’y réfléchir pour gagner du temps et se pencher directement sur les problèmes à régler.
  5. Listez les décisions qui doivent être prises. Les réunions ont pour objectif de prendre des décisions, d’acter un certain nombre de choix et non de simplement constater une avancée dans les projets menés. L’utilisation d’outils de gestion de projet permet de limiter ce type d’échanges pour n’en conserver que la dimension décisionnelle ou d’arbitrage en réunion.

 

Pendant la réunion

 

  1. Incitez les participants à délaisser autant que possible l’usage des écrans et leur préférer un carnet de prise de notes au format papier autant que possible. L’ordinateur ou la tablette créent une barrière entre les interlocuteurs et détournent plus fortement l’attention et le regard qu’un stylo. Au-delà des habitudes et des préférences, l’échange de regards est aussi un moyen de jauger la personne avec qui vous discutez, son état d’esprit, ses doutes, ses gênes, bref tout ce qui peut traduire un malaise ou une incompréhension. S’ils vous paraissent trop importants, il conviendra de les soulever et les régler après la réunion en face à face et non devant le reste du groupe réuni.
  2. Arbitrez le temps de parole de chacun. Certaines personnes ont tendance à monopoliser le temps de parole et enchainent parfois les digressions sans répondre aux questions posées. Il est capital que chacun puisse s’exprimer sans que chacun soit lésé. Vous devez autant que possible limiter ces monologues en invitant son émetteur à en parler plus tard en lui proposant un moment comme une pause ou un déjeuner afin que le sujet ne revienne à nouveau lors de la réunion.
  3. Limitez les digressions. Une réunion doit respecter l’ordre du jour établi et communiqué en amont. Toute digression perturbe les échanges et dérègle le système de confiance que vous avez mis en place, un temps pour chaque chose. Si vous sentez qu’un participant digresse volontairement, parce qu’il n’accepte pas une décision ou le tour que prend la discussion, ne l’en blâmez pas, mais faites plutôt une remarque comme : « Vous nous avez interrompu à plusieurs reprises. Y-a-t-il quelque chose qui vous dérange ? » Cela aura le mérite de clarifier la situation et de proposer de régler le différent à un moment opportun.
  4. Soignez les transitions entre les différents points de l’ordre du jour. Les animateurs des réunions ont tendance à passer assez abruptement d’un point à l’autre lorsqu’ils estiment la question réglée ou suffisamment débattue. Les participants peuvent s’en trouver frustré. Avant de passer au point suivant, demandez leur s’ils ont quelque chose à ajouter et laissez leur le moyen d’être acteur de la réunion. En laissant ces respirations dans la feuille de route, vous leur permettrez de rester concentré et de ne pas avoir l’impression que la réunion leur échappe à marche forcée.
  5. Définissez des listes d’actions à mener pour la prochaine réunion. Une réunion productive est une réunion qui s’achève avec clarté et sur une note positive, autant que faire se peut. Il est important que la conclusion se fasse en commun et que vous demandiez aux participants leur vision sur les suites à donner. Posez leur des questions : Quelles seront les prochaines étapes ? Qui sera responsable de tel ou tel point ? Dans quel délai cela sera-t-il possible ? Notez les réponses et partagez-les par e-mail afin que tout le monde ait la même information et la feuille de route, et que personne ne puisse  revendiquer un manque de clarté. La prochaine réunion s’en trouvera plus efficace grâce à ce cercle vertueux.

 

Après la réunion

 

  • Fixez un rappel intermédiaire pour s’assurer de la réalisation des actions décidées. Cela peut traître contraignant, mais cela vous fera économiser un temps précieux.
  • Ne pas les reconduire ad vitam aeternam réunion après réunion, ce qui saperait la confiance que vous ont conféré vos collaborateurs, et nuirait à la clarté du projet concerné dans son ensemble.

 

Faites des réunions l’incarnation de votre culture d’entreprise.

 

Les réunions que vous organisez ou auxquelles vous participez ne se résument pas à une liste de missions ou de tâches à valider, déléguer ou reporter. Elles sont aussi et surtout l’opportunité de  diffuser la culture de l’entreprise et de la mettre en oeuvre avec vos collaborateurs en faisant en sorte que l’organisation et la tenue de la réunion incarne cette culture. Afficher dans les espaces de réunion les principes fondamentaux qui régissent la culture de l’entreprise est un moyen simple et efficace de rappeler à tout le monde, y compris les managers et les dirigeants, ce qui doit guider les décisions et dans quel état d’esprit chacun doit être.

 

Les participants doivent percevoir les réunions comme un puzzle.

 

Roger Schwarz, auteur du livre Smart Leaders, Smarter Teams, a pour habitude de dire que la personne qui organise la réunion doit être comme « un intendant de toutes les idées dans la pièce. » En tant qu’organisateur, votre rôle est moins de convaincre les participants de votre point de vue que de rester à l’écoute de chacun. Vous devez garder en tête que vous ne pouvez avoir une réponse à tout. En revanche, vous êtes celui ou celle qui va permettre aux participants de repartir avec une solutionou une orientation. Roger Schwarz rappelle que « les participants doivent percevoir les réunions comme un puzzle – leur rôle est de mettre les pièces sur la table et définir ensemble leur ajustement ».

 

La forme des réunions dépend de votre culture.

 

Elles peuvent débuter ou s’achever d’une manière inattendue, plus ou moins drôle ou inspirante, en ayant recourt à des vidéos, des photos, de la musique pour favoriser la créativité si nécessaire. Ces médias permettent de rythmer la réunion et évite les décrochages d’attention. Cela vaut aussi pour les participants et leur intervention sur les sujets qui les concernent. Les professionnels qui ont eu recours à ce type de technique d’animation témoignent généralement que cela a transformé la perception des réunions et l’investissement des participants. Les gens se sentent plus écouté, plus valorisé, plus responsabilisé. À condition bien sûr que ces réunions ne se transforment pas en parc d’attraction, ou que les formes prises soient en contradiction avec la culture interne qui doit guider vos actions. L’enjeu principal est d’en faire un moment privilégié d’échange où règne l’efficacité et la productivité.

 

Le contexte dans lequel se déroule la réunion est déterminant.

 

Un cadre chaleureux et cosy, très à la mode en ce moment avec des matières nobles, du bois, des textiles originaux, des couleurs plus ou moins vives, donnent le ton et influent forcément sur le comportement des gens et la perception des critiques. Si votre culture prône le dialogue, un échange convivial paraîtra d’autant plus chaleureux dans ce type d’ambiance. Car nous autres, être humains, sommes sensibles à notre environnement. Ce type d’environnement permet de réguler les tensions, mais il rend aussi d’autant plus difficile l’acceptation de paroles déplacées ou virulentes. C’est donc un outil à manier avec prudence autant pour les managers que leurs équipes. À l’inverse, une ambiance plus froide et impersonnelle avec du mobilier industriel, du carrelage, et des couleurs froides, renforce les situations de stress mais élimine l’affect des discussions. En tant que manager, vous devez veiller à ce que le contexte soit en phase avec la réunion que vous organisez.

 

De nos jours,les réunions ne sont plus seulement en présentiel mais aussi à distance avec le développement des technologies numériques, des tiers-lieux, et du télétravail. Il est important d’en tenir compte lorsque vous devez organiser des réunions physiques ou à distance, comme les visio-conférences, car elles ne remplissent pas le même office. Pour reprendre les paroles de Marshall McLuhan, et les adapter à notre propos, le support est le message. Il influence sa compréhension du fait que les participants ne se comportent pas par écran interposé comme ils le feraient en face-à-face. Mais cela est une autre histoire que je me ferai un plaisir d’aborder prochainement.

Comment maintenir la productivité des collaborateurs en pleine transition numérique grâce au management compassionnel

Comment maintenir la productivité des collaborateurs en pleine transition numérique grâce au management compassionnel

Lorsque j’entame une mission de transformation numérique avec mes clients, je les sensibilise systématiquement à un élément essentiel pour la réussite du projet : l’importance de l’humain et de la communication interne. Bien souvent, ce facteur est négligé. Il est pourtant déterminant et aura droit de vie ou de mort sur une transformation réussie. L’incertitude ou l’incompréhension liées à une décision mettent en péril bien des volontés, quand bien même serait-elle justifiée. Face au changement, les collaborateurs d’une entreprise se sentent naturellement en danger, d’autant plus s’il concerne la réorganisation et remettent en question des équilibres hiérarchiques officieux et rabattent les cartes du leadership. De cette incertitude nait bien souvent une baisse de productivité causée par une plus grande distraction des équipes. Que doivent faire les managers dans cette situation ? Comment aider les collaborateurs à rester concentrés sur leur tâches et leurs objectifs tout en les aidant à surmonter le stress que le changement génère ?

Ce que disent les experts du stress lié au changement

La majorité des personnes sont anxieuses et se sentent relativement dépossédées de leur vie face à l’incertitude. La distraction entraîne la distraction qui, à son tour, génère du stress face à cette perte de contrôle. Au sein d’une équipe, ce changement de comportement par l’un de ses membres est perçu de tous et devient vite contagieux. Mais l’impact ne sera pas le même pour tous. Nous sommes inégaux en terme de résilience (capacité pour un corps, un organisme, une organisation ou un système quelconque à retrouver ses propriétés initiales après une altération), et certains auront plus de mal que d’autres reprendre le contrôle. En entreprise, le manager tient désormais un rôle essentiel et doit réfléchir à la manière de soutenir et accompagner ses équipes face à ces problématiques afin de leur permettre de rester concentrés sur leurs tâches. On parle alors de « Management compassionnel » pour reprendre les termes de Rich Fernandez, expert en résilience et fondateur de Wisdom Labs.

Le rôle essentiel du manager dans la conduite du changement

Le manager doit veiller à ce que certains des collaborateurs, plus sensibles au stress que les autres, se démobilisent, ou au contraire que ceux plus résilients fassent preuve de compassion pour ceux-ci. Cela permettra de réduire les tensions qui ne peuvent que se développer si à l’anxiété de la situation s’ajoute l’incompréhension exacerbée au sein des équipes.
Il doit aussi donner plus de flexibilité aux collaborateurs pour organiser leur travail dans ces conditions afin de faire baisser la pression, tout en les encourageants à bien planifier leurs actions et à ce qu’ils s’engagent à rester performants. Il peut ainsi les aider à rester performants grâce à de petits rituels qui peuvent réduire le stress et améliorer la productivité.
Le manager peut aider les collaborateurs à définir les valeurs qui leurs tiennent à coeur afin d’engager tout l’équipe dans une dynamique commune face aux incertitudes : comment chaque personne compte se comporter, quelles règles du vivre ensemble fixer si les tensions deviennent trop importantes. Des études ont ainsi montré que de petits rituels peuvent réduire les stress et améliorer la productivité. Il est aussi possible d’afficher ces valeurs afin de les rappeler à chacun.

Les 6 principes du management compassionnel

Relativiser le stress. Le stress est une réponse physiologique naturelle face à l’incertitude. Il ne faut donc ni le nier ni lutter contre mais plutôt réfléchir à la manière de l’amoindrir. Le manager joue alors un rôle essentiel par sa capacité à prendre en compte le stress de chacun et à veiller aux moins résilients par une conduite personnalisée de réduction du stress. Il est notamment important que chacun puisse l’exprimer et mettre des mots dessus pour en réduire l’impact, et s’apercevoir surtout qu’il n’est pas le seul à avoir un tel ressenti.
Ne pas ignorer le ressenti des collaborateurs et comprendre leurs incertitudes. Il est nécessaire de ne pas laisser sous silence les inquiétudes de chacun, car, comme nous l’avons déjà dit, le stress et l’inquiétude sont des signaux naturels. Le manager doit donc les laisser s’exprimer librement en organisant des temps de paroles afin qu’elles ne parasitent pas le temps de travail et ne surtout pas les taire.
Redonner aux collaborateurs le sentiment de reprendre le contrôle. Le manager doit autant que possible aider les membres de ses équipes à se concentrer sur leurs missions et objectifs. Il doit veiller à ne pas laisser les discussions liées à l’incertitude prendre le pas sur le travail mais aussi faire attention à ce que les plus fragiles n’entraînent pas l’ensemble de l’équipe dans leur sillage.
Ne pas laisser les incertitudes prendre le pas sur le travail. Face à l’incertitude, de nombreuses personnes se sentent paralysées, incapables d’effectuer sereinement des tâches d’habitudes quotidiennes. Il faut donc lutter contre ce sentiment de paralysie. Le manager doit veiller à être plus présent et disponible dans cette phase de changement. Il doit se faire rassurant mais aussi s’assurer avec doigté que le travail est bien effectué en renforçant ses actions de contrôle de la manière la moins visible possible, afin de ne pas rajouter un stress supplémentaire lié à une surveillance anormale.
Permettre aux collaborateurs de prendre soin d’eux-même. Le manager n’est certes pas un parent qui dicte à ses enfants le comportement adéquat. Cependant, l’hygiène de vie et l’équilibre personnel sont essentiels pour surmonter les incertitudes. À défaut de s’immiscer dans la vie de chacun, le manager peut mettre en place un certain nombre d’actions visant à permettre aux employés de prendre soin d’eux-même par la pratique d’une activité sportive à la pause médiane, une sieste, ou l’importance d’une alimentation saine. C’est là l’occasion d’essayer de fédérer les équipes par des temps d’échange et de partage. Le manager peut aussi en profiter pour mettre en oeuvre une politique de déconnexion en dehors des heures de travail afin de réduire le stress et favoriser le sommeil des employés.
Ne pas négliger sa propre anxiété et prendre soin de soi-même. Le manager est en première ligne dès qu’il s’agit d’appuyer la gouvernance de l’entreprise dans sa stratégie de transformation. Il subit donc une pression double, pris en tenaille entre la responsabilité que fait peser la direction sur ses épaules et les attentes de ses équipes. Le manager est un rouage essentiel, la direction doit appliquer ces mêmes principes avec ses managers et favoriser les temps de discussions dans lesquels chacun pourra exprimer ses hésitations et ses solutions face à telle ou telle situation. Le manager doit comprendre ses propres sentiments et se demander : « Quel rôle ai-je envie de jouer ? Qu’y-a-t’il de plus important pour moi ? Quelles sont mes valeurs ? » En étant en phase avec lui-même, le manager réduit sa propre anxiété et le sentiment de perdre lui-même le contrôle.

Les dirigeants doivent privilégier la productivité à l’efficacité

Les dirigeants doivent privilégier la productivité à l’efficacité

Les chefs d’entreprises confondent souvent efficacité et productivité. Pourtant ces deux concepts sont très différents, et il convient de bien les distinguer, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’élaborer et conduire une stratégie. Les dirigeants sont focalisés sur la croissance de leur entreprise. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’adopter une approche orientée vers la productivité en aplanissant les obstacles internes, ce qui ne va pas de soi après plusieurs décennies de management centré sur l’efficacité.

Efficacité ou productivité ?

L’efficacité dans le travail se définit comme le nombre d’heures de travail nécessaires pour accomplir une tâche donnée par rapport aux standards de secteur. On évalue généralement l’efficacité en comparant le nombre d’heures effectives actuelles avec celui habituellement requis pour effectuer la même tâche. L’efficacité consiste à faire une chose précise en optimisant sa production par la réduction du temps passé à l’effectuer. Les entreprises cherchent ainsi à améliorer l’efficacité en réduisant le nombre d’heures, autrement dit, en réduisant les coûts afin d’augmenter la profitabilité. Cela peut passer par la réduction du temps de travail et l’optimisation de la gestion des effectifs.


Au premier regard, la définition de la productivité pourrait sembler assez similaire. La productivité dans le travail peut être définie comme la proportion de biens et de services produits en un temps donné. On mesure généralement la productivité en comparant la quantité de biens et de services produits avec les conditions ayant permis de les produire. La productivité consiste à faire plus de choses dans des conditions identiques. Les entreprises cherchent par ce moyen à augmenter la productivité à périmètre constant en terme d’effectifs.

Les dirigeants doivent adopter une vision différente de la performance au travail

Depuis plus de trente ans, les entreprises ont cherché à construire leur business avec une approche centrée sur l’efficacité. De nombreuses méthodes et outils ont été élaborés, Six Sigma par exemple, afin de les aider à réduire le gaspillage de temps ou de matériel pour effectuer une tâche ou concevoir un produit. En l’absence de croissance, les gains d’efficacité se font sur le dos des effectifs et se concrétisent sous le forme de résultats nets pour le marché. Un quête d’efficacité atteint donc vite ses limites du point de vu humain, à moins qu’une technologie ne le permette, soit en l’assistant, soit en le remplaçant.


Mais l’environnement concurrentiel n’est plus le même depuis l’arrivée de la déferlante numérique dans les années 90. Les bénéfices de l’amélioration de l’efficacité ont désormais atteint leur limite, et les chefs d’entreprises doivent adopter une vision différente. Sans une croissance suffisante, la stratégie consistant à vouloir augmenter les profits par l’amélioration de l’efficacité a conduit à vider l’entreprise de toute substance.


Si l’efficacité n’est plus l’ingrédient secret de la performance de l’entreprise, qu’en est-il de la productivité ? Bain & Company a récemment réalisé une étude sur la productivité et la performance des salariés en collaboration avec la Economist Intelligence Unit. À cette occasion ils ont interrogé plus de 300 dirigeants de grandes entreprises à travers le monde, et ils ont ensuite croisé leurs résultats avec plus d’une vingtaine d’audits organisationnels approfondis afin d’identifier les méthodes permettant d’améliorer la productivité des équipes et accélérer la croissance de l’entreprise. Cette étude a permis d’identifier 3 principes fondamentaux dans l’approche de la productivité.

Les 3 principes fondamentaux de la productivité

– La majorité des employés veulent être productifs mais l’organisation les en empêche. L’étude met en avant que les entreprises perdent plus de 20% de leur capacités de production, soit un jour chaque semaine, à cause de processus, de techniques de management et de modes d’organisations qui gaspillent le temps et empêche les gens de faire ce qu’ils ont à faire et d’aller jusqu’au bout de leurs taches dans un temps raisonnable. Le phénomène trop célèbre de la réunionnite aiguë, la mauvaise utilisation de l’e-mail et l’absence de processus collaboratifs établis en font partis. Il faut donc réduire cette déperdition. Pour cela, il faut simplifier la structure organisationnelle et aligner le mode de fonctionnement avec les réelles sources de valeur au coeur de l’entreprise. Il faut aussi combattre la bureaucratie et trouver des modalités de travail qui permettent aux employés de focaliser leur temps de travail sur la réalisation de leurs taches et l’atteinte de leurs objectifs.


– L’entreprise a des collaborateurs talentueux qui pourraient avoir un impact significatif sur la performance et l’exécution de la stratégie, mais ils sont trop souvent réduits à un rôle qui limite leur efficacité. L’étude a relevé que la plupart des entreprises interrogées investissent massivement dans la recherche de talents, jusqu’à la surenchère, mais ne savent pas en tirer profit. Ces talents peuvent représenter jusqu’à 50% des effectifs que l’entreprise soit leader ou non de son marché. Il convient donc de placer ces profils à des postes clefs afin d’avoir d’obtenir de meilleurs résultats, et mettre en oeuvre plus efficacement et rapidement la stratégie de l’entreprise.


– Certains collaborateurs débordent d’énergie et d’idées qu’ils pourraient consacrer à leur travail, mais ils ne sont bien souvent pas encouragés à le faire. Théoriquement, chaque employé peut améliorer son travail, mais la majorité d’entre eux ne font pas appel à leur ingéniosité ni leur créativité autant qu’ils le pourraient faute d’encouragements, de soutiens, ou d’incitation à le faire de la part de leur manager. L’étude met en avant que les collaborateurs satisfaits de leur conditions de travail sont 125% plus productifs que les autres. Dit autrement, un collaborateur peut produire 2,25 fois plus s’il évolue dans un contexte favorable pour effectuer son travail. Il faut donc aligner les objectifs de l’entreprise avec ceux des employés, ce qui amène bien souvent à redéfinir la culture de l’entreprise, à adopter des modalités de travail plus collaboratives, à développer l’autonomie et la responsabilisation de chacun. Même si un certain nombre d’employés ne souhaite pas ces changements, ce qui est humain, cette approche peut toutefois les conduire à se remotiver grâce à la dynamique créée au sein de l’entreprise, et à améliorer leur productivité de facto.

Comment adopter un leadership orienté vers la productivité

Ces principes demandent aux dirigeants de redéfinir leur leadership et ont d’importantes conséquences sur leur approche du management, du recrutement et du cadre de travail. Le changement de leur état d’esprit, plus orienté vers la productivité, peut s’avérer difficile pour certains mais le jeu en vaut la chandelle. L’étude suggère que les entreprises les plus performantes sont 40% plus productives que les autres. Et cet écart se traduit par des profits plus importants, jusqu’à 30% de marges opérationnelles et 50% de profits que les concurrents, avec une croissance plus rapide.


Les dirigeants qui adoptent une approche orientée vers la productivité doivent donc :

– Réduire significativement la déperdition liée à la structure organisationnelle.

– S’assurer que les talents sont à des postes clefs permettant d’avoir le plus d’impact sur la croissance de l’entreprise.

– Mettre tout en oeuvre pour tirer parti de la motivation des employés et de leur capacité à être source de proposition en collaboration avec les ressources humaines et le management.


Dans la prochaine décennie, il sera déterminant que les les dirigeants changent leur état d’esprit. Au lieu de se concentrer continuellement sur les gains d’efficacités, en réduisant les effectifs et en optimisant le temps de travail, ils devront incarner la nouvelle dynamique de l’entreprise pour redonner confiance et motiver les équipes. Il leur faudra écarter systématiquement les obstacles à la productivité, identifier les moyens d’améliorer les conditions et le contexte de travail, adopter une stratégie de recrutement et de management qui améliorera les performances de l’entreprise.